Excel 實用技巧大公開(下)

各位Excel新手們,在你們的工作過程中是否遇過以下的難題:遇到Excel報表分析一時不知從何著手;簡單的分析卻要先花無數時間問谷歌神,想用Excel減輕工作時間,結果反而更增工作量。遇到上述情況的各位,千萬不要對Excel灰心,趕快看完本篇文章,解決主管、顧客需求只需要學好以下兩招~


技巧一、樞紐分析

「樞紐分析(Pivot Table)」是Excel分析資料時最常被使用的第一個技巧,它可以用來計算、建立摘要和分析資料,讓我們高效的比較資料和查看資料中的模式與趨勢。

Ex. 假若今天Finance的部門主管想知道今年七月、八月微軟各部門業務共使用了多少公費,身為幫主管解憂又解愁的實習生這時候就可以透過「樞紐分析」快速分析、計算、歸納各部門交上來的數據報表啦~

Step1. 設定資料分析範圍,建立樞紐分析表

(A) 選取要製作樞紐分析報表的資料範圍,點入「樞紐分析表」中的「新工作表」(EXCEL會自動新增一個的工作表,你也可以選擇放在現有的工作表中,但避免工作區域雜亂,推薦作法還是把樞紐分析放新的工作表。

Step2. 調整樞紐分析表的組成,把想分析的欄位放入

樞紐分析表欄位又分為上下兩個區塊,上半部選擇想出現在分析報表中的資料欄位下半部則是你希望這些資料出現在報表中的哪個位置(篩選、列、欄、值),就把上半的資料欄位拖曳到對應的區域:

(A) 篩選:在該區域的欄位,將做為篩選整張報表資料的依據。

EX. 把「月」放在這,你就能透過篩選,讓報表只顯示3月或4月的數據資料。

(B) 列:在該區域的欄位,會變成樞紐分析表的列資料。

EX. 填入超過一個欄位資料,Excel會在報表上進行分組,例如先放入「部門別」再放「憑證種類」,報表呈現就會是不同部門裡各憑證種類的統計結果,如果想要改變順序,變成像各種「憑證種類」在各「部門別」統計結果,就要透過拖曳的方式,把「部門別」放在「憑證種類」之後。

(C) 欄:在該區域的欄位,會變成樞紐分析表的欄資料。

EX. 拖曳至該區域的欄位,會變成樞紐分析表的欄資料。和列標籤一樣,只要填入超過一個欄位的資料,Excel就會幫忙分組來統計資料。想改變分組的方式,就要調動欄位在欄標籤的擺放順序。 

(D) 值:在該區域的欄位,表示要請Excel統計匯總。

EX. 針對放入此區域的項目右側箭頭按下左鍵,點選「值欄位設定」,設定你希望Excel執行計算加總、平均值、項目個數、最大值,還是最小值等。


技巧二、查找函數V

查找函數V (VLOOKUP)是一個查找函數,給定一個查找的目標,它就能從我們指定的查找區域和規定範圍中查找  到並返回給我們想要查找到的值。

VLOOKUP(查找目標,查找範圍,返回值的列數,精確OR模糊查找)

EX. 以上面的公式來解決以下問題;微軟要為新樓層購入家具,REF主管有一份網羅了各家具公司多種種類家具的價格表,想列出設計椅在各家具公司的價格,這時候實習生就可以透過VLOOKUP來高效解決主管的問題囉!

Step1. 於求值的方格輸入這行VLOOKUP(J4,A2:G15,2,FALSE)式子

 (A) 該區域中一定要包含要返回值所在的列,案例中要返回的值是價格,所以圖中紅色區域必須包括價格所在的列。

 (B) FALSE為精確查找 (精確查找or模糊查找,1、TRUE是模糊,0、FALSE是精確),一般情況下我們都會使用精確查找,精確即完全一樣。

 以上是這週的Excel實用技巧大公開(下篇)的兩招絕學,活用這兩絕技.就能迎刃而解工作中的許多難題,歡迎大家持   續追蹤我們的部落格,獲得更多實用的Office技巧喔!


撰稿/Jenny Huang
製圖/Jenny Huang
審稿/Angela Lee

 

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