即將進入的公司使用 Office 365 中的 Outlook 作為郵件收發、行事曆管理工具,但你卻對 Outlook 說「初次見面,請多多指教 ···」嗎?

別擔心,就讓小編和各位同學介紹 Outlook 的實用功能 Part 1 – 郵件篇,讓你第一天上工,也能快速上手!

Outlook Desktop App 介面

Outlook 郵箱介面包含資料夾窗格、資料夾內容、讀取窗格以及上排大家最熟悉的 Office 工具列。

若想調整此介面的版面配置,亦可前往「檢視>版面配置」進行資料夾窗格、讀取窗格的設定哦!

輕鬆撰寫郵件,同事信箱不用背,傳送大檔也容易

接著撰寫一封郵件吧!不過 ··· 輸入收件者時,難免還不熟悉也難以記得每位同事完整的 mail address 該怎麼辦呢?

撰寫郵件 feat. 檢查名稱

沒關係!同事的名字總不會忘記!只要輸入完整名字後,點選「檢查名稱」,Outlook 將搜尋你公司內部裡符合此名字的人員。透過電話、部門等資訊,找到對的人之後,點選確定,收件者的地址就輸入完畢!

若常常與某些同事相互寄信,Outlook 就會自動記住這些人員的信箱,往後只要輸入 Ivy 時,就會自動跑出建議收件者 Ivy Huang 囉!
接著需要附加做好的 Excel 報表給主管,可是檔案幾十 MB,有時候寄不出去,有時候跑好久,怎麼辦?

撰寫郵件 feat. 附加檔案

點選附加檔案,可以選擇夾帶雲端檔案(檔案右下角有一朵雲),或是點選最近開啟的地端檔案,亦可以瀏覽雲端位置與本機。

撰寫郵件 feat. 附加雲端檔案連結

點選附加雲端檔案之後,還可以選擇要共用檔案連結或是實際寄送檔案附本給對方。若檔案過大,建議寄送「共用連結」,善用雲端共享功能,就不用擔心檔案傳送太慢或失敗哦!

附加完檔案連結後,還可以進而設定連結的共享權限,像是讓組織或是僅有收件者可以編輯、檢視。雲端資料保護,權限掌控在你手!

郵件管理工具,分門別類,查找有效率

不過工作的信件來源好多,同時有多個專案在進行,該如何有效地管理我的信件呢?

郵件管理 feat. 新增資料夾

可以透過新增郵件資料夾,為不同來源、主題的信件分類,自訂新增完資料夾後,就能透過進階的「規則」功能來進行管理囉!

郵件管理 feat. 自訂分類標籤

除此之外,還能為每封郵件上分類標籤。首先,設定專屬你的客製化標籤。點選「標籤>分類>所有類別」,選擇特定顏色、為標籤命名、新增或刪除等動作,設定完畢後點選確定。

接著只要點選欲套上標籤的信件,再點選分類標籤,為郵件標上分類標籤就大功告成囉!如此一來,就能快速預覽每封郵件的類目,也能利用搜尋標籤的方式,快速查找重要郵件哦!


撰稿/Ivy 黃新婷
製圖/Ivy 黃新婷
審稿/Angela Yang

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