一日系列 Part 2 – 「微軟實習,一日 OAI」

今天一日特派員將跟著 Microsoft OCP&SMC 部門的 OAI (行政助理) Ann,讓大家體驗 OAI 的一天!

Are you ready?Let’s check it out!

AM 09:30-10:00

Task 1 – 前往收發室領取部門主管包裹及信件

Ann: 由於部門主管眾多,而收發室又與部門在不同層樓,為了讓忙碌的主管們能節省心力,因此每天都會由部門實習生輪流上去幫主管取件,並在取件後交給主管本人,或是放置於主管置物櫃。

Task 2 – 訂購主管中午開會要用的午餐

Ann: 一早收信時看到主管轉發請我幫忙訂便當的信件,在確認主管要的便當數量、金額、要的時間、是否要統編等資訊後打成emil回信與主管確認,並協助訂購。

 

AM 10:00-11:30

Task 3 – 檢查主管報帳申請明細及活動結案報告

Ann: 我的部門有許多主管常會出去拜訪客戶,或出國參加會議,而這些餐費、交通費、住宿費等就會產生報公帳的明細,由於帳目眾多,因此需要有人幫忙檢查看明細內容是否正確,避免多報少報漏報或報不成功的情況。而部門同樣常舉辦給夥伴、客戶、經銷商們的活動,因此會產生活動結案報告,這時就會需要實習生協助檢查報告中是否有每一項請款帳目的照片、檔案等,並確認活動帳目、文件的完整性。

AM 11:30-12:00

Task 4–領取便當並回報主管

Ann:主管的會議在12點,為了避免便當店延誤因此保險的請便當11:30送到,在成功領取便當後,要記得檢查店家是否附上明細與打統編確保主管報帳權益,並把便當送到主管指定的會議室,擺放整齊拍照作證,接著通知主管說一切準備就緒了。

AM 12:00-PM 1:30

Lunch break – Student Program提攜人計畫

Ann: 今天是與提攜人有約的一天! 在匆匆吃完便當後準時抵達提攜人指定的辦公室,與其聊聊最近自己在工作上產生的一些問題與想法,讓資深主管來幫助我們指點迷津,提升職場情商!

PM 1:30-2:00

Task 5 接待夥伴

Ann: 部分活動會辦於微軟會議室,這時就會需要實習生到樓下接待夥伴,協助報到事宜,並把夥伴帶到對的會議室。

PM 2:00-3:30

Task 6 –安排Off Site場地

Ann: 主管們平常工作忙碌壓力也大,因此不時會希望能到公司外面開會轉換心情,這時我們就要依據主管想要的開會地區、場地類型、價格區間來尋找適合的地方,並製作成表格以供主管做決定。

PM 3:30-5:00

Task 7 – 寄送合約書

Ann: 部門常會需要寄送正式公文給夥伴或客戶,有時客戶在台灣有時也會需要寄到香港、中國等地,這時我們就需要核對公文與客戶名單,並協助寄送文件。

PM 5:00-6:00

Task 8 –安排部門實習生擔任值日生輪調

Ann: 我們部門約有50名主管,10位實習生,常會需要實習生輪流擔任值日生協助主管領包裹、訂便當、活動支援等等,因此每月我會需要確認部門實習生上班狀況並安排每日值日生。

PM 6:00-6:30

Task 8 – 投遞報帳申請與結案報告

Ann: 這兩種文件在檢查好後都需要轉交給Finance 部門,因此在部門做完紀錄後,要拿去Finance部門收件箱,以利後續經費申請。

Ann:「又成功度過了充實忙碌的一天阿!


撰稿/Ann Lee 李濟安
製圖/Ann Lee 李濟安
審稿/Angela Yang

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