【全新特輯】一日系列 Part 1 – 「微軟實習,一日 MAA」

今天一日特派員將跟著 Microsoft 365 部門的 MOI-MAA (市場行銷助理) Peggy,讓大家體驗 MAA 的一天!

Are you ready?Let’s check it out!

AM 09:30-10:00

Task 1 – 協助管理老闆的 Schedule +

Peggy:「由於我們部門的 MAA 需要協助管理老闆的行事曆,因此每天進公司第一件事就是 – 開啟 Outlook 的行事曆。」
1. 確認老闆今天的會議是否都有會議室?若沒有的話則趕快借會議室!
2. 確認老闆會議是否有衝突(meeting conflict)?若有的話,則需進行協調。

Task 2 – 撰寫並寄出 To do list

將未完成的代辦工作清楚條列,包括發派此工作的主管(owner)是誰、須要花多久時間完成,並寄出給直屬主管。接下來的一天,就依照這 To do list 開工囉!

AM 10:00-11:30

Task 3 – 產品 Newsletter EDM 資訊修改

Peggy:「我們的工作內容一部分是設計與製作 EDM(電子報) ,可能有時候需要從英文翻成中文 / 繁體化後,在 Outlook 信件裡面進行排版製作,也有時候是做活動宣傳的 EDM,就須從無到有地設計與製作完成。」Microsoft 365 的產品線非常廣、行銷活動也非常多,因此製作的 Newsletter EDM 內容相對地很多元。

AM 11:30-12:00

Urgent Task – 協助主管買便當

主管:「Hi Peggy,中午有緊急會議,請協助訂五個便當!」
Peggy:「訂便當的時候,要記得確認葷素數量、忌口食物。身為 MAA 一定要熟知附近餐廳、便當店,因為隨時都有可能需要協助訂會議便當,並且下訂地快、狠、準,確認便當可於 12:10 之前送達公司。」

AM 12:00-PM 1:30

Lunch break – 公司內部講座「專家技術部的總經理分享」

Peggy:「我今天中午有報名一個講座!」
微軟不定時地會在中午休息時間舉辦 internal 分享講座給實習生參加,像是今天就是專家技術部的總經理會與我們分享職涯經驗以及微軟新創加速器,提供豐富的資源讓實習生學海無涯!

PM 1:30-3:00

Task 4 – 產品 Newsletter EDM 繁中化

Peggy:「開啟 PowerPoint 將原先的 EDM 存成圖檔,接著把繁體中文壓在上方,就能產生繁中版本的 EDM 囉!讓大中華地區的官方文件轉換成適用台灣使用的文件,雖然將簡體中文繁中化相對容易,但也須謹慎考量詞語是否符合台灣口吻。」
(這是今天的第二個 Newsletter EDM 製作,小編在一旁還以為跟上午是同一個呢 ···)

PM 3:00-3:30

Task 5 – 文件整理

主管:「Hi Peggy,麻煩請幫我整理 1 月的特使出勤表!」
Peggy:「我們部門有 10 位 Microsoft 365 特使 (SAA),他們出去支援活動、講課回來之後,都需要填寫出勤表,每個月月底 MAA 則需協助主管整理出勤表,依序排列,並提醒特使們繳交資料。」

PM 3:30-4:30

Task 6 – 與主管 1:1 的專案會議

Peggy:「我們部門有 5 個 PMM (Product Marketing Manager),每個 PMM 負責的產品與業務都不盡相同,但我們也因此有很多機會,可以跟著單一主管,協助專案進行。像是待會的會議,是協助主管拉報表與分析,而報表中的資訊都非常機密且複雜,主管也很詳細、有耐心地介紹公司內部更細節的營運資訊,讓我更了解這個組織,同時也增進了我的 Excel 能力。」
其實在微軟有非常多的機會可以參與專案執行,只要自己將份內工作做好,並讓主管知道你是個可靠、可信賴的人,主管都非常樂意給予機會,藉由專案的執行,也能夠學到更多不一樣的事情。

PM 4:30-5:30

Task 7 – 活動物料準備

Peggy:「每個部門都有自己的物料,也就是贈品、活動道具等等,管理、認識每一個物料也是 MAA 很重要的一個工作環節,每當有活動需要物料時,MAA 就需要協助準備。」
Peggy 也提到,物料的調度也是一門學問,因為物料有時放在內倉、有時放在外倉,萬一有緊急需求時,要如何應對,因此內倉中備有安全庫存量也是很重要的。

PM 5:30-6:15

Task 8 – 報表整理

馬不停蹄的 Peggy 終於停下來,回到座位上,專注投入於專案的報表整理。一天也即將進入尾聲,想必大家都體會到 MAA 的一天原來是如此豐富,有非常多元的工作內容,該動作時,便手腳俐落地完成任務、該靜下來時,則專心致志地完成作業。

PM 6:15-6:30

Task 9 – 撰寫並寄出 Done list 與明天簡單的 To do list

一整天下來,Outlook 其實寄來非常多工作任務的信件,當然很多時候沒辦法一天就完成。因此一天的回顧,撰寫 Done list,回報、提醒自己哪些工作尚未完成,並依照工作任務的輕重緩急排序,讓工作的時候可以更有效率!
Peggy:「MAA 的工作內容真的非常多元豐富,有些看起來微不足道、有些卻需要花很大的功夫。工作多的時候,如何保持穩定並有條理地一項一項完成,是一個很重要的能力與特質。」

Peggy:「辛苦了一日特派員!一日 MAA,成功!」


撰稿/Ivy 黃新婷 , Peggy 巫佩儀
製圖/Ivy 黃新婷
審稿/Angela Yang