你嚮往外商實習嗎?想知道外商實習必備技能有什麼嗎?

今天小編將跟大家介紹,在外商實習不可不知的英文信件往來小眉角,讓你不失禮貌地信件溝通!

一封英文信件該怎麼撰寫呢?

相信大家都知道一封信件的組成,主要有三大部分,分別是:開頭、內容、結尾,那其中的每一部分到底存在什麼眉角,小編將一一為你剖析!

開頭稱謂 – Dear/Hi+收件者姓名

“Dear” 較為正式且有禮貌,建議對主管使用
“Hi” 較為輕鬆,建議對平輩或熟悉的對象使用

| Note |

  • 若有多位收件者,稱呼的順序則須由職稱高到低者排列。
    例如組織內部位階排序如下 : Joanne > Kelly > Peggy
    EX:Dear Joanne, Kelly, Peggy,
  • 若有超過 5 位收件者,可直接稱呼 Dear all , Hi all
信件內容 – 說明信件來意,切入重點 & Please, kindly, thank you 掛嘴邊!

以發起會議為例,撰寫一封信邀請大家與會出席。

  • Please kindly reserve your time to join — 請保留您的時間以出席會議
  • If there is any question, please let me know — 若有任何問題請不吝告訴我
  • Thank you:) — 感謝的結語,有時加入微笑的符號,以示善意
結尾語 – Best Regards, <空行> 寄件者姓名

其實信件結尾語有非常多種,若大家不確定使用得當於否,小編推薦大家萬年不敗結尾語“Best Regards,“。

| Note |

  • 建議不要使用縮寫“BR,“或是較簡單的“Thanks,“做為結尾,看起來不夠拘謹,可能會不小心失了禮貌哦!

信件英文縮寫用語看不懂?

以下小編將簡單說明幾項最常見的縮寫或是信件往來用語,讓大家下次看到就能立馬 Get !

狀況一、老闆要求你在與外部聯繫合作時,記得“CC“他

CC (Carbon Copy) : 副本

副本的用意在於這個人也許並非此任務之負責人,但仍須知道這件事情的發展與內容。

狀況二、對方回信說“Loop Peggy (someone) in“

Loop someone in : 讓某人也加入副本

此時你可以檢查,對方應該已將Peggy加入CC,提醒你在接下來的溝通中也要讓Peggy了解事情的發展。

狀況三、老闆傳送一個附件檔案,什麼都沒說只說了“FYI”

FYI (For your information):供你參考

接著,建議大家不要只是收下附件檔案而無任何動作,最好回覆個「Thank you for sharing」以表示你收到資訊了。

 

以上是小編今天對於「外商實習必備 – 英文信件小眉角」的簡單介紹,掌握這些小眉角,希望大家不論是現在或是未來,在工作中都能更流利地進行英文書信往來,溝通無往不利!


撰稿/Ivy 黃新婷
製圖/Ivy 黃新婷
審稿/Angela Yang