|技能分享|Excel實用技巧大公開
微軟生涯體驗計畫的工作團隊已悄悄地開始籌備實習生招募計畫,再過不久將如火如荼地展開,不知大家是否好奇身為行政助理需要會的Excel技能有哪些呢?且讓小編為大家公開最受主管和實習生喜愛的三大Excel函數與功能吧!未來想要申請行政助理的同學們可別錯過這篇文章囉!
Vlookup函數
這可是小編心目中Top1實用公式!因為行政助理們在整理資料時,時常需要在不同文件中比對資料,比方說某家企業的負責人是誰、它隸屬於哪個部門管轄、合約開始的日期等,資料不僅來自不同檔案,也時常多達上百筆,這時候vlookup就可以派上用場了,不但可以快速有效率地整理好主管要的報表,也減少發生錯誤的機會。
Vlookup的函數表示:
=VLOOKUP(想要查閱的值, 想要查閱值的範圍, 範圍中包含傳回值的欄號, 完全符合或大約符合 (以0/FALSE或1/TRUE指示))
舉個例子讓大家快速明白:
假如希望知道下列不同公司是由誰負責,利用Vlookup的方式就可以快速地完成表格。
輸入公式:
公式中最後一個0代表的是「想要查閱的值」和「想要查閱值的範圍的第一欄」要一模一樣,若一個字母不一樣或是多一隔空格,都會對應不到哦!
最後利用填滿空格就大功告成啦!
貼心小提醒:
- 在「想要查閱值的範圍」的部分,要尋找的值一定要放在第一列,不然此公式是無法使用的
- 在格式的部分需要轉換成「通用格式」才可以使用
樞紐分析表
行政助理的另一個小幫手則是「樞紐分析表(Pivot Table)」! 在資料龐大雜亂的Excel檔案中,時常充斥許多我們不需要的資訊,這時候透過樞紐分析,即可依照使用者不同的需求,快速製作出淺顯易懂的統計表格。
繼續以上面的例子做說明,假若主管想知道每一個負責人負責了幾間公司,透過建立樞紐分析表馬上就可以知道答案了,
做法如下:
在插入(Insert)的地方選樞紐分析表(Pivot Table),系統會自動選取表格範圍或是也可以手動選取
接著,會跳到新的一個頁籤,並同時出現樞紐分析表欄位清單(PivotTable Fields),在此可以拖曳任何欄位到下方。
是不是很簡單呢!
If函數
If函數也是Excel的熱門函數之一,它可以進行值和預期結果間的邏輯比較。
函數表示:
=IF(項目是True,則執行該項目,相反則執行其他項目)
由於IF的使用範圍極廣,可以變化的方式也很多,就有待大家自行發掘!
希望上面的介紹可以讓大家對行政助理常用的Excel功能有更多的了解,好好熟悉以上公式,未來成為行政助理的機會將大大的增加哦! : )
撰稿、製圖:呂明真
審稿:張欣穎、謝奇君