｜技能分享｜Excel實用技巧大公開
微軟生涯體驗計畫的工作團隊已悄悄地開始籌備實習生招募計畫，再過不久將如火如荼地展開，不知大家是否好奇身為行政助理需要會的Excel技能有哪些呢?且讓小編為大家公開最受主管和實習生喜愛的三大Excel函數與功能吧！未來想要申請行政助理的同學們可別錯過這篇文章囉!
Vlookup函數
這可是小編心目中Top1實用公式！因為行政助理們在整理資料時，時常需要在不同文件中比對資料，比方說某家企業的負責人是誰、它隸屬於哪個部門管轄、合約開始的日期等，資料不僅來自不同檔案，也時常多達上百筆，這時候vlookup就可以派上用場了，不但可以快速有效率地整理好主管要的報表，也減少發生錯誤的機會。
Vlookup的函數表示：
=VLOOKUP(想要查閱的值, 想要查閱值的範圍, 範圍中包含傳回值的欄號, 完全符合或大約符合 (以0/FALSE或1/TRUE指示))
舉個例子讓大家快速明白：
假如希望知道下列不同公司是由誰負責，利用Vlookup的方式就可以快速地完成表格。
輸入公式：
公式中最後一個0代表的是「想要查閱的值」和「想要查閱值的範圍的第一欄」要一模一樣，若一個字母不一樣或是多一隔空格，都會對應不到哦!
最後利用填滿空格就大功告成啦！
貼心小提醒：
- 在「想要查閱值的範圍」的部分，要尋找的值一定要放在第一列，不然此公式是無法使用的
- 在格式的部分需要轉換成「通用格式」才可以使用
樞紐分析表
行政助理的另一個小幫手則是「樞紐分析表(Pivot Table)」! 在資料龐大雜亂的Excel檔案中，時常充斥許多我們不需要的資訊，這時候透過樞紐分析，即可依照使用者不同的需求，快速製作出淺顯易懂的統計表格。
繼續以上面的例子做說明，假若主管想知道每一個負責人負責了幾間公司，透過建立樞紐分析表馬上就可以知道答案了，
做法如下：
在插入(Insert)的地方選樞紐分析表(Pivot Table)，系統會自動選取表格範圍或是也可以手動選取
接著，會跳到新的一個頁籤，並同時出現樞紐分析表欄位清單(PivotTable Fields)，在此可以拖曳任何欄位到下方。
是不是很簡單呢！
If函數
If函數也是Excel的熱門函數之一，它可以進行值和預期結果間的邏輯比較。
函數表示：
=IF(項目是True，則執行該項目，相反則執行其他項目)
由於IF的使用範圍極廣，可以變化的方式也很多，就有待大家自行發掘!
希望上面的介紹可以讓大家對行政助理常用的Excel功能有更多的了解，好好熟悉以上公式，未來成為行政助理的機會將大大的增加哦! : )
撰稿、製圖：呂明真
審稿：張欣穎、謝奇君
