|技能分享|Excel實用技巧大公開

微軟生涯體驗計畫的工作團隊已悄悄地開始籌備實習生招募計畫,再過不久將如火如荼地展開,不知大家是否好奇身為行政助理需要會的Excel技能有哪些呢?且讓小編為大家公開最受主管和實習生喜愛的三大Excel函數與功能吧!未來想要申請行政助理的同學們可別錯過這篇文章囉!

Vlookup函數

這可是小編心目中Top1實用公式!因為行政助理們在整理資料時,時常需要在不同文件中比對資料,比方說某家企業的負責人是誰、它隸屬於哪個部門管轄、合約開始的日期等,資料不僅來自不同檔案,也時常多達上百筆,這時候vlookup就可以派上用場了,不但可以快速有效率地整理好主管要的報表,也減少發生錯誤的機會。

 

Vlookup的函數表示:

=VLOOKUP(想要查閱的值, 想要查閱值的範圍, 範圍中包含傳回值的欄號, 完全符合或大約符合 (以0/FALSE或1/TRUE指示))

 

舉個例子讓大家快速明白:

假如希望知道下列不同公司是由誰負責,利用Vlookup的方式就可以快速地完成表格。

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輸入公式:

公式中最後一個0代表的是「想要查閱的值」和「想要查閱值的範圍的第一欄」要一模一樣,若一個字母不一樣或是多一隔空格,都會對應不到哦!

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最後利用填滿空格就大功告成啦!
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貼心小提醒:

  1. 在「想要查閱值的範圍」的部分,要尋找的值一定要放在第一列,不然此公式是無法使用的
  2. 在格式的部分需要轉換成「通用格式」才可以使用

樞紐分析表

行政助理的另一個小幫手則是「樞紐分析表(Pivot Table)」! 在資料龐大雜亂的Excel檔案中,時常充斥許多我們不需要的資訊,這時候透過樞紐分析,即可依照使用者不同的需求,快速製作出淺顯易懂的統計表格。

 

繼續以上面的例子做說明,假若主管想知道每一個負責人負責了幾間公司,透過建立樞紐分析表馬上就可以知道答案了,

做法如下:

在插入(Insert)的地方選樞紐分析表(Pivot Table),系統會自動選取表格範圍或是也可以手動選取

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接著,會跳到新的一個頁籤,並同時出現樞紐分析表欄位清單(PivotTable Fields),在此可以拖曳任何欄位到下方。

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是不是很簡單呢!

If函數

If函數也是Excel的熱門函數之一,它可以進行值和預期結果間的邏輯比較。

 

函數表示:

=IF(項目是True,則執行該項目,相反則執行其他項目)

由於IF的使用範圍極廣,可以變化的方式也很多,就有待大家自行發掘!

 

希望上面的介紹可以讓大家對行政助理常用的Excel功能有更多的了解,好好熟悉以上公式,未來成為行政助理的機會將大大的增加哦! : )

 

撰稿、製圖:呂明真
審稿:張欣穎、謝奇君