你們是否會好奇進入微軟的實習生都在做些什麼呢?由於微軟是一間大型外商公司,分工制度很細,儘管同為行銷助理(MAA)或行政助理(AA),所屬的部門不同,其工作內容也差異很大,甚至連同個部門的實習生也都有自己專門負責的工作,所以今天就讓E組小編來帶大家認識自己所待的部門啦!

OCP&SMC的全名為合作夥伴暨商務事業群,主要負責國內中小企業用戶之業務,提供企業用戶全方位雲端解決方案之顧問與技術支援服務,並致力微軟整體合作夥伴雲端數位轉型,以翻轉傳統授權經銷模式,加速雙方雲端事業的成長。

由於OCP&SMC是一個行銷業務導向的部門,所以每日皆有許多客戶相關的資料作業、後台管理,需要借助實習生幫忙完成,因此我們部門擁有生涯體驗計劃將近1/10的實習生了!也因為部分工作內容手續繁雜、耗時費力,所以時常到了下班時間仍可以看見一排實習生的背影,但也因此培養出我們的革命情感,不僅會互相分食點心提升工作元氣,亦會協助彼此使大家都可以準時下班。有趣的是,我們有一個slogan叫「史密部門,使命必達」,由此可知每個實習生都身懷絕技呢!

到底實習生工作內容是什麼?需要具備哪些技能?就讓小編透過訪問他們來一窺究竟吧!
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歐禹辰 Sam

身為小AA最需要的的人格特質或技能是什麼?

最需要的就是細心了,因為工作多是行政上瑣碎事務,若第一次沒有謹慎行事,可能會使資料錯誤或浪費到主管時間,比方說在處理主管報帳事宜時,常需要整理完後再交回主管複檢,若第一次能把所有需要修改的部分都挑出來,就可以減少許多雙方往返文件的時間。第二個人格特質是清晰的思緒,小AA很常要一次處理三四件事情,過程中還可能突然被交辦很緊急的事,這時候就要判斷事情的輕重緩急,依序處理,但也不能有所遺漏,所以時時刻刻保持清晰的腦袋處理行政事務是很重要的。第三點則是細膩且堅毅的心,細膩的原因是因為需要提供許多想法或意見給老闆做選擇,像是活動的遊戲、開會的場合、用餐的地方等,這時候,我會先盡量詢問老闆的需求,並且試著從他們的角度去思考,多替他們著想,比方說在列表單時,會把他們最想要的列在第一個,讓他們去選擇,最後,堅毅的心是因為努力構思的想法都被否決,或是籌備很久的活動,大老闆的一句話就取消了,所以如何調適自己的心態也是一種學習。

從七月上任到現在,工作中最難忘的經驗是什麼?從中學習什麼?

最難忘的經驗是在十月份時接待總經理的老闆,由於總部和其他國家的主管要一同來台灣開會,在忙碌開會的空閒之餘,如何安頓好老闆們的胃和心靈成為AA的任務之一。為了四天的議期,事前事後的準備都不少,包括機場到飯店的接送、來公司開會時的飲料咖啡、午餐晚餐下午茶、準備具台灣特色的伴手禮、訂會議室等,皆要事先安排妥當,儘管那幾天下來戰戰兢兢,但結束時,真的很有成就感,不僅見識到高層主管的談吐風雅,也讓我體會英文的重要性,擁有好的英語口語表達能力才可以與他人溝通,自己的專業知識也才有用武之地。

 

張詠妮 Winni

勝任好工作的小撇步?

即使是行政助理AA,很多工作是沒有固定的SOP,也不會有人告訴你一定該怎麼做,而是從主管交辦的事項中,找到工作的方法,先學習如何把事情做好做對,再來找尋最適合自己的工作模式來提升效率。

對我來說,勝任工作的小撇步最重要的有三點:抗壓性、表達能力與積極學習。

因為主管們皆非常忙碌,ㄧ早就會交付很多不同種類的事項,比方說下午有一場大型活動需要事前準備,但早上還有許多緊急的報表要整理,甚至同時身為部門的值日生有許多瑣事要幫忙,所以常常一早的代辦事項便是十幾項,這時候壓力很大是必然的,但學習如何分配工作的順序、與主管溝通,有效率且正確地完成工作,便是我要不斷鍛練的能力。

另外,良好的溝通表達能力亦是在職場上必須具備的,每個人的工作loading、時間和忙碌程度都不同,然而,當我們遇到困難或問題時,就需要與主管溝通,這時,好的表達能力就十分重要,因為可以使主管簡要快速的了解問題,並給予我們建議。除此之外,我們亦有許多機會要面對客戶的問題、與講師們的溝通或是信件的回覆,此時,擁有清晰的口條才可以勝任行政助理這份工作。

最後則是積極學習,在外商公司不變的原則就是不停得改變,工作上面對客戶的策略亦是不停轉變,可能主管臨時吩咐要線上操作一個之前從沒用過的英文客戶系統,這時只能竭盡所能地去詢問有經驗的人,因此,不斷積極學習、舉一反三亦是勝任工作撇步之一。

實習到現在,有沒有做過什麼讓你覺得很有成就感的事情?

身為合作夥伴團隊的實習生,我要在Q1到Q2期間負責辦完40場線上研討會,從流程跟課程架設、邀請客戶、控制研討會流程進行,到會後報表的整理皆是我要負責,起初,難以想像自己可以單獨完成所有事,但隨著經驗的累積越加得心應手,還記得有次合作的講師在課堂後和我聊天,說道:「妳工作態度很細心負責,其實協助主管辦這些很不容易,要我保持這樣的積極心好好在這多學習喔!」。當下我聽了十分開心與感動,也了解到做的許多事情他人都看在眼裡,而在這之中,認真學習與積極的態度便是得到肯定的不二法門!

 

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呂明真 Amy

做這份工作需具備什麼人格特質或技能?學習到什麼?

因為我的工作內容主要是用Excel製作各式報表已呈現統計數字給主管們和大老闆看,所以好的邏輯、細心和耐心變得十分重要。由於製作一份報表步驟繁多,往往需耗費數小時,每一個步驟也都不能遺漏,若一個數字錯了,不僅主管一眼就能發現,還會連帶影響到整個部門的表現,所以擁有好的邏輯可以幫助自己了解製作報表的前因後果,做起來更有效率,細心也能幫助自己減少出錯率。另外,有時報表資料一多,在更新資料時常要等待十幾分鐘才可以進行下個步驟,因此如何在等待時保持好心情也是在靠驗我們的耐心,雖然製作報表的眉眉角角很多,但過程中我的excel功力也大增了呢!

這半年來的收穫或感想?

我想收穫最多的就是時間規劃和鍛鍊一顆懂得調適,適應職場上瞬息萬變的心了。還記得微軟生涯體驗計畫的負責人Grace Ma說過:「在微軟,變即是不變」,這半年來深刻地體會了這個道理,也許好不容易熟悉了製作報表的SOP,一個月之後可能就捨棄不用,或是上一秒剛做完的東西,下一秒就可能因為資料更新,要重新抓一份新資料再做一次,面對不斷在改變的交辦事項,好的調適力變得十分重要,過程中我常告訴自己一切都是磨練與挑戰,每當重新製作一份報表時,可以思考哪些步驟可以優化,來提升自己的工作效率,或是之後在決定工作的先後順序時,是否有較好的排序方法,以減少一些無謂的時間與精力的浪費。

另外,作為大三生學校課業還十分繁重的時候,實習與學校課業時間的拿捏與妥善分配也成為一門學問,我分配的方式是公司的事情盡量在公司完成,這樣一來剩餘的時間就可以拿來處理實習以外的事,透過這種分配方式,不僅心理上的壓力和負擔減輕不少,許多事情也在不知不覺中完成了呢! :)

 

陳彥汝 Rosana

做這份工作需具備什麼人格特質或技能?

要很有細心、耐心,還要保持一顆清醒的腦袋,在整理表格和查資料時要很有邏輯,因為有時候資料一多又複雜的話,很容易出錯。另外,工作速度要快,因為有時候工作未完成時會影響到主管的進度,所以時間管理能力很重要,由於我的工作量比較大,有時一天會有五份以上的工作要處理,每份工作的急迫性和所需時間也不盡相同,因此工作多的時候要懂得控制好每份工作的時間,這樣才能準時繳交出主管要的檔案。此外,溝通能力也很重要,剛進來的時候發現有時候問問題主管會不懂我在問什麼,後來發現是因為我講的話比較沒有邏輯,主管在忙的時候往往只有那幾分鐘去解答你的問題,因此要學會簡潔有力、切中要旨。需要的技能則有excel的基本函數,最簡單的像是SUM、SUM IF等,進階一點的函數像是VLOOKUP,以上三個是我目前工作最常用到的,尤其是學會VLOOKUP後讓我在比對資料時能夠更快速、更準確。

在工作中是否曾經遭遇挫折?是如何克服的呢?

工作出錯。在剛實習的時候,也是公司最忙的時候,當時的我一直覺得主管很忙不太敢打擾他,有問題比較傾向自己解決,結果有一個很重要的資料上傳錯誤,而且系統無法讓我們更改,那是我第一次被主管唸,也是我第一次犯錯。這次的事件讓我學到要勇敢問問題,而不是逃避,就算主管有時因為在忙會回得不耐煩,也都要好好面對不清楚的問題。勇於發問,才能夠解決問題,並使工作更精確地完成。

 

– 行政助理看似平凡,但魔鬼都藏在細節裡 –

看完實習生的訪談,不知道大家是否對OCP&SMC實習生的工作內容有更多的瞭解了呢?訪問完後,小編的心得是行政助理雖然看似平凡,但魔鬼皆藏在細節裡,沒有一顆細膩的心是很難完成主管的交辦事項呢!其實,我們的訪談還未結束,之後還請大家敬請期待以team為單位的實習生專訪囉!

 

文、圖:呂明真

審稿:張欣穎、謝奇君