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教育訓練第一彈|教你成為溝通達人

面對與主管意見不同,我該怎麼談才不失禮?週報的時候,主管到底想聽什麼?主管那抹微笑究竟是什麼意思呀?說來說去,其實都是「溝通」的小技巧!

微軟實習未來生涯體驗計畫,每季都會準備不同的工作坊給實習生,不僅能增加職場備戰力,還能跟公司內部鮮少接觸的高層主管來場難得的見面會。職場有許多眉眉角角是工作者一生的課題,其中一項就是「溝通」,市面上最不缺的也是這類教你如何與他人交流的話術之道。

這次的工作坊就邀請到兩位「溝通技巧達人」─ 台灣微軟消費通路事業群的資深產品行銷經理白慧蘭(Crystal Pai),和來自加拿大,現職藝珂人事顧問股份有限公司的業務發展總監Carl Blundon,一起來聽聽他們的溝通王道吧!

 

溝通是種行走江湖的能力,如何每一步都游刃有餘?
資深產品行銷經理白慧蘭(Crystal Pai) ,目前主要負責微軟Office 365的產品服務銷售,在行銷及業務產業闖蕩多年的她,靠嘴吃飯絕對是不可或缺的能力,如何在有限的時間內做出最有效的溝通,這就是即將傳授給實習生的功夫囉。

 

善用4W1H,將自己的目的傳達給他人,你也能成為溝通達人!

-Who?最重要也是最關鍵!
在進入溝通或是談判的過程中,首先就是要認識並了解你的溝通對象,以對方的語言來說話,而非顧自地滔滔不絕。舉例來說,如果我們今天溝通的對象是在工地工作幾十年的工程大叔,那當我們講著流利的歐美語言,對方會覺得備受尊重嗎?沒錯,溝通的核心價值即是建立在同理心之上,唯有你先尊重對方,才能獲得被聆聽的機會!

-Why?唯有了解自己的目的,才有溝通成功的可能性
在商言商,往往講求即刻成交、達到各種業績,也就是要在有限的時間內,讓對方與你產生交集,進而有允諾的動作。在同樣的時間內,將對方帶到你想去的方向甚至是目的地,首先就是要銘記自己在這次溝通想要的結果及目的,才不會一不小心就讓溝通過程失焦囉!

-What?不要只想要說什麼,先聽再說才是王道
在這個部分,白經理提到「善聽者為王」,想要學會如何說話,最重要的就是先了解對方的需求,進而鏡射在自己身上,簡而言之,就是要討人喜歡啦!所謂「萬事皆可喬」,白經理建議可以從(1)Similar(2)Compliments(3)Cooperate三點去著手,將自己跟對方放在相似的位置,適當地給予讚賞,最後達到合作互惠的結果!

-When?把握黃金時間,讓溝通省時更省力

所謂一日之計在於晨,溝通的時間黃金時間當然就是一早吃完早餐,精神飽滿思慮也最清晰的時候啦~而9.10點開工後通常體力也會開始下降,吃完午餐想小歇一下一定是大家都有的經驗阿!那麼一天之中有什麼時間是該避開的呢?當然就是在下班前1-2個小時啦~每天下午4-6點,是大家歸心似箭的時候,一般不建議將會議或面談定在這個時間哦!把握上述不可錯過及應該避免的黃金時段,將大大增加溝通成功的機率唷!

-How?除了文字敘述,非語言溝通也是很重要的!

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溝通黃金定律=body movements + voice tone + words
55%             38%        7%

白經理認為溝通有個黃金定律,其中一定要掌握的是肢體語言,可以透過肢體語言表達出個人的自信跟企圖心,比如講到哪指到哪,讓對方清楚知道一份簡報或是合約應該highlight的重點,或是拿捏與溝通對象間的距離,表達意圖的同時也要避免給人壓迫感,又或者是透過堅定的眼神表達你對目標的渴望等等,這些都是溝通的小技巧哦!善用你的身體來說話,一起讓對方更快、狠、準的明白你想傳達的信息!

 

在講座的最後,白經理也分享到,在溝通的過程中,自信固然重要,保有謙虛也是致勝的關鍵。這也呼應到前面提及的,唯有先聆聽並適時地做修正及提問,才能創造雙贏局面!

 

 

「Hi,大家好,週六來上課感覺怎麼樣?」

平凡的開場白,由金髮碧眼的外國人以標準的中文說出口可就不一樣了,來自加拿大的Carl Blundon已經來到台灣13年,曾任企業培訓講師與人力資源管理職,現職是Adecco藝珂人事顧問股份有限公司的業務發展總監(Business Development Director),人事經驗豐富的Carl來到微軟為實習生們解密,在公司中到底該怎麼跟各式各樣的主管相處呢?

 

別怕!有不懂的問題就要問!

在進入正題之前,Carl要我們兩兩一組,互問彼此「一個」有趣的嗜好,限時五分鐘。聽起來頗容易地對嗎?偏偏這個簡單的命令就充滿玄機,一來是五分鐘的討論時間一到,全場仍然自顧自聊天,沒有人主動表示時間已到;二來是介紹時,很多人介紹了伙伴的三五個嗜好,卻忘了Carl一開始所說的「一個答案」。

 

現場活動可以重來,但主管真的下了命令就不見得有犯錯的機會,「Listen to details!仔細聽主管所說的細節!」Carl認為當面對主管時,聆聽時間、地點、方式、次數等重點,優先掌握主管的要求其次,聽完重點後,有不清楚的部分就應該要詢問、確認,而非以一知半解的心態做事,千萬不要怕問錯問題、認為自己問了笨問題,透過問題更了解主管的處事習慣,減少未來犯錯的可能性。尤其可以訓練自己,不要問過於模糊的問題,可以給予明確的選擇,以示你有思考過處理方式或答案,希望主管與你討論會更好。主管百百種,你永遠不能保證遇到一個與你百分百契合的主管,透過口耳聆聽、詢問,能讓你更快與主管的思路接軌。

 

三大重點,與你的主管聰明交流

根據美國企業顧問Paul Thormton的說法,主管有三種類型,指揮型、協商型和授權型,但不論是面對什麼樣的類型,Carl歸納了三大基本功,以在職場上向主管報告時得到青睞。

 

  1. Be direct & Clear 直接且清楚地表達

在向主管報告時,首要先講重點,如面對客戶退訂單的消息,別急匆匆地就說:「因為我們的產品……客人打電話…….」比起滔滔不絕講原因,先給予關鍵重點,讓主管很快了解狀況。

 

尤其主管公事繁雜,過程中避免不斷加上多餘的細節和個人看法,談話期間隨時注意主管的肢體語言,假如主管不斷看手錶,也許是有外務要處理、如果主管頻頻點頭,或許能代表認同你的說法,主管的表情和動作都能幫助你調整對答的說法和語調。且在結尾時再度提醒重點,確認主管了解關鍵要點與想法,完成簡潔扼要的報告。

 

  1. Be organized 組織你的報告內容

Carl以公司旅遊為例,決定一周的假期去哪裡玩、為什麼?在向主管報告時可以分為三大部分:

  • Main Point,經過公司討論表決後,我們決定去______。
  • Reason1、2、3,我們整理出了三大原因,第一、第二、第三
  • Main Point,因此,我們決定去______。

簡扼表明重點和原因,主管詢問細節時,不需要非常急迫地回應,可以給自己一些緩衝時間,如「關於這個問題…」、「這件事情我們有討論過…」,或是給予主管一個明確的回答時間「這件事我去查詢,半小時後跟您確認。」Carl表示,千萬不要說「盡快給您答覆」這般抽象又沒意義的回答

,給予主管一個明確的承諾,同時也給自己時間準備回覆的內容。

 

  1. Be efficient 品質好卻不冗長,有效率地表達

承接上述,報告的形式和內容同等重要,形式上,報告時維持穩重、不急不徐的語氣,不需要滔滔不絕地把一大段話傾瀉而出;內容上,不脫離重點,不過度重複字句,只要將報告內容有條理地組織過,不需要重複多次也能使主管理解重點。最後也是最基礎的,Practice makes perfect,針對報告內容多琢磨、練習,給予主管最好的表現。

 

永遠不要忘了,他(她)還是你的主管

很多人會認為,在公司久了跟同事間宛如朋友,能夠輕鬆自在地對話,Carl對此表示,「永遠不要忘了,他(她)還是你的主管。」在公司中的交友關係跟過去學生時期或多或少有所不同,不論主管與你有多麼親密的私交,在公事上,仍然要保持專業的態度,也別忘了細心觀察主管的處事習慣和性格,在溝通交流時抓住主管所想的,達到雙贏的目標。

 

文/黃馨儀、詹懿

審稿/林佳瑄、張欣穎

 

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