外商實習

|AA行政助理|有一種萬能,叫做行政助理

實習生個人資料:

  • 姓名:Angel Liu 劉瑞鈞
  • 部門:PSG 公共業務事業群部門
  • 職位:AA 行政助理

我的工作內容主要是協助主管帶領官員進行公司的導覽,此外我們也向各大學的高材生們介紹微軟的工作環境,進行企業討覽,並商

請公司內相關領域的講師來進行授課。 在導覽過後我還會協助主管整理問卷等資料以為下次更完善我們的行程做準備。

 

Q1. 身為PSG的AA,請問你覺得最需要的人格特質或技能是什麼?

我認為臨場反應跟站上台的勇氣是最重要的,在企業參訪時我常常也會作為講師上台講解有關實習計畫的事情。其中不僅要自己製作

簡報,在台上將簡報轉化成簡單易懂的文字並講授給從未聽過實習計畫的學生也是重中之重,此外還必須去理解各部門個職位分別在

做什麼,久而久之不只練就了我的講師功力,也讓我深入的理解了公司的運作以及實習計畫的運作。在做企業參訪時,臨場反應也是

很重要的項目,畢竟我們隨時還要應付官員、學生和教授們有時候略顯刁鑽的問題,沒有臨場反應會很吃虧。

 

Q2. 請問你在PSG部門實習的工作中最難忘的經驗是什麼?從中學習什麼?

由於我的工作是除了需要向自己的主管和同事溝通,也會需要在公部門參訪的時候擔任主持人並和公部門的人做溝通,這樣的經驗讓

我學到:對於不同的人要有要有不同溝通的技巧,包含口吻、語調、說話方式都要根據溝通對象的不同而有所改變,對外要有對外的

說法;對內要有對內的說法。像是我平時在工作上要安排學校到企業參訪,不管是擔任整場參訪的主持人,還是在代表微軟和學校溝

通參訪的大小事的時候,我會需要用對外比較官方正式的口吻和用詞,例如有一次,某學校的資工系來參訪,由於剛好講師和主管們

都放假了,因此只能安排一些比較基礎的課程讓學生們上課,當時其實教授是很不開心的,但是我在和學校的教授溝通時,就會和他

說明主管和講師們是恰逢年關所以出差、公出,不能直接用請假沒來這樣普通的口吻作為解釋,因為我的一言一行都代表著微軟,必

須時刻都維護微軟在外對公部門的形象,這是我的職責。

 

此外,身為AA也讓我體驗到一件事情是:行政助理必須是萬能的,主管請你幫忙,不是讓你越幫越忙,而是希望你能幫他解決的問題

,因為他們總是比你還忙。這也就是說做事情的技巧非常重要,怎麼樣能讓主管認定你做得很好,取決於你怎麼去把事情做好做滿,

舉一個簡單的例子來說:今天老闆可能只給你一個指令就是叫你印文件,當我在印好文件後,不會直接丟給老闆,雖然老闆也沒說是

否要裝訂文件,但是我會把文件在印好文件後,放進資料夾再裝進信封,並貼紹便利貼,上面會寫著這是什麼文件、幾點幾分什麼時

候老闆說要印的。像這樣簡單的一個歸類的動作,在很多人眼裡只是小事或雜事,也會想說實習怎麼能只是做這點小事,但是正是因

為我身為AA,能注意到這些小小細節,我的主管才能夠因為我的幫忙而更有效率的工作。他會開心,是因為我成為了他萬能的小幫手

;他會信任我,是因為我成了他的記憶體,能幫他分擔許多工作上的事情。

 

Q3. 在這個工作中對你有什麼啟發?

在PSG擔任AA有個很特殊的工作是會除了遇到公部門的人以外,也會遇到有需要支援展場活動或是在公司內部遇到各式各樣的緊急狀

況,所以其實不只SAA的特質會需要臨場反應,在擔任AA的時候也會有需要做危機處理的時候,像是先前有一次有展場客人在詢問

Surface的規格時,我的主管可能不太清楚那麼多,這時我就必須上前和客人詳細的介紹,或是像之前主管不在我就必須代表我們Team

去主持大局、回應參訪的客人圖突如其然的攻擊發言,諸如此類的突發狀況,即時反應地像是公關一樣,要很有邏輯性的應對。也許

很多人會覺得說我怎麼做到的?我想,可能正式是因為身為AA,總是能接觸到各式各樣的挑戰,接觸面也比較廣,就算是原本完全不

會的事情,在主管的吩咐下,也會硬著頭皮去學並且完成他,久而久之,就累積成現在遇到任何問題都會自然去解決的模樣,展現了

自己一種新的可能:原來我可以做到的遠遠超乎我以前的想像。

 

Q4. 經過這一年實習,在微軟生涯體驗計畫裡,你有什麼體悟?

雖然在這個計畫裡我們跌跌撞撞,但是在這樣的過程中,我覺得也一個很深的體悟是做事情的態度真的很重要,在完成主管的指令時

,覺得這是在打雜還是這是一份工作,這樣兩種想法會對你做事情方式和心態,對事情的完成度有很大的影響,曾經我也覺得為什麼

我要做這些?為什麼要加班?工作為什麼這麼多?可是換個角度想,這些雜事其實是在磨練我的耐心,讓我找尋對的做事方式,用對

方法可以事半功倍,用錯方法則會事倍功半,往往事情能不能做做好做滿是取決於我要不要做好它,對於一件小事,你可以選擇敷衍

,或是選擇就算是小事也能做好。

 

再來是求助的態度,雖然主管總是很忙,當我需要求助的時候我會擔心是否打擾他,但是曾經有位主管告訴我,如果遇到一個很緊急

的問題我卻不會處理,就算是主管再忙也要主動詢問她事情該如何解決,因為這個緊急的問題如果不能先解決,那麼遇到的情況只會

更危及,例如說遇到學校非要找到主管時,我如果沒有立即讓我的主管知道這件事,可能會導致外面學校對於微軟的評價是:這公司

的態度真傲慢,或是這公司效率怎麼這麼差?所以真的出了緊急問題而我確實應付不來,只有循其主管協助的時候,那就不管如何都

必須提起勇氣通知主管了,當然去找主管詢問的時候,不能腦袋放空的去問,必須帶著答案去問問題,唯有你想出了解決方式曾能夠

證明你是真的了解整件事情的問題出在哪。

 

其實主管的Loading一直都很大,真的這樣相處一年下來,才知道自己很多時候是可以自己去解決一些問題,沒有必要一直依賴主管

,剛開始的實習的時候,我真的一個指令一個動作,但是到後來,我嘗試著自己去解決問題的時候,發現自己真的能解決問題的同時

,我和主管匯報我的結果,主管就會相信我是可以做得到並且可以做得好,不會去質疑我的能力,他會開心我的成長,我也會覺得感

動自己跨出了那一步,其實很多事情是看我要不要做,如果我要做也能做得很好。

 

我覺得這個計畫真的幫助我很多,就算對未來沒有方向,但是至少對我在未來不管面試或是職場上都比較安心,我會有足夠勇氣和信

心去面對,因為我在實習裡和主管、和很厲害的同事學了這麼多,還有聽別人如何去處理平常工作可能幾乎不會碰到的事情,就會覺

得說:哇!又長了見識,所以會很喜歡去了解別的部門在做什麼,或者說他們到底在幹嘛,所以我覺得這個實習計畫,包括這些採訪

實習生心得的文章,真的是幫了我很多。

 

Q5. 在即將完成一年的實習,你最想對自己說什麼?或是有什麼想和大家分享的?

雖然對未來還很迷惘,但是希望自己做到一件事情就是有始有終,一定要注意自己做事的態度,以前是一個三分鐘熱度就算了,做是

虎頭蛇尾,覺得自己的工作就是這樣一成不變,不會太認真做這些事情,但是後來發現這樣的態度完全是錯的,所以現在一直都很努

力地在糾正自己的態度,再對安排參訪或是其他工作都會在更投入一些,把以前錯誤的觀念拋掉,努力變成更好的字。

 

【真心話大告白】

微軟實習在一開始時幫實習生分組,讓大家一起成長一起奮鬥,

一年快結束了,有沒有什麼想對你的組員說的話?

很感謝你們這一年來的不離不棄,雖然我是一個講話常掉線或是講很多廢話,真的很謝謝你們的包容,不

會覺得我很雷。真的很喜歡B組的大家,因為B組的每一個人讓我在這一年的實習計畫裡過得很開心,不

會覺得說因為不認識其他人或是沒有機會認識不同部門的人而覺得孤單,B組的人都會給我精神上的支持

和包容,我覺得很開心,非常感謝大家,我也愛大家!

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