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|主管開講|實習讓我學到每一件事情都有它的意義

 

 

在微軟實習的經驗讓許多實習生一輩子都難以忘懷,在這裡學習的經驗讓很多人即使日後職場都受用無窮。但有許多實習生的目標不只是在微軟留下自己的足跡,而是想要更進一步地留在微軟這個大家庭。想必有不少人想知道,從實習到進入微軟工作需要哪些特質或條件呢?今天我們請到前.微軟實習生,而目前在SMSP部門擔任行銷的Sunny現身說法,跟大家談談從微軟實習生成為微軟員工的心路歷程吧!

 


實習經歷

關於實習生時期的工作內容、部門⋯

Sunny曾是微軟的實習生,由於個性活潑、喜歡和人講話,所以應徵了SAA(協銷助理)的職位此外,她也分享到SAA的面試著重的是對產品的熟悉度,經歷了重重關卡,最後她進入Windows部門,因為對Windows產品比較熟悉,更清楚如何去行銷這個商品。

她當時的工作內容主要是協助銷售Windows,Windows部門比較特別,工作內容大致上可以分成兩類:擔任企業講師和駐點協銷。而她是Windows組的組長,同時也必須負責排班以及分派工作,所以她會依據每個人的特質去分派,像是有些組員適合講課,那她就會幫她安排多一點企業講師的活動給他們,另外一些組員適合去推廣產品,那她就會讓那些組員負責賣場協銷的工作;除了本身部門固定會有的工作以外,她當時也會積極的接展場相關的活動,像是去現場發DM或是展場主持。

Sunny也說到「當Windows的SAA其實非常有挑戰性。」以Windows企業講師來說,因為他們面對的是業界技術人員,往往會被問到偏技術性的問題,所以Windows的SAA們在7月,也就是剛開始實習時,並不會接工作,而是會先進修Windows產品的相關課程,而且會有多次的驗收,只要3次沒通過就會被刷掉,原本他們組共錄取14個人,最後卻只剩下7個人留下來,存活率只有百分之五十,可見Windows部門賦予SAA重要工作的同時,要求也相對嚴格。

對Sunny而言,實習的工作多半都是很新的體驗,讓她有機會去嘗試各種不同的工作機會,例如從完全不懂如何主持到對主持小有研究,學到比上台報告更多更難得的臨場經驗,不僅訓練了自己的膽量,也學會勇敢的接受更多陌生挑戰。

實習這段經歷對於你進入職場有無任何幫助?

「有。其實人生中做的每一件事情都會對未來有一點點的影響力,實習帶給我們的成長就是讓你在這裡學的每一件事情,都會在未來有發揮的空間。」Sunny說。

像是以主持來說,Sunny提到她現在拿起麥克風就可以侃侃而談,然而這個特質不是與生俱來的,而是因為過去的經歷,她從國小到高中就不停的訓練自己參加演講比賽,使得她台風穩健、口若懸河,有趣的是,那時候的她根本不知道這樣的經歷讓她在人生未來的每一個階段都受用無窮。

但除此之外,實習確實也讓她主持功力再更進一步,某一天她的主管剛好派她到Windows展場上主持活動,每天四到五次,那是她第一次當展場的主持人,在那次之前,她完全沒有展場主持的經驗,也正巧當時有幾位比較有經驗的展場Show Girl姐姐教她怎麼去主持展場活動,沒經驗的她就只能努力的去學,然後再不斷地練習,第一天上台主持還會緊張、尷尬,但是到第二天就像打通任督二脈一樣,可以很熟練並且能融會貫通了。

她也提到在擔任Windows部門實習生的組長時,讓她有機會可以訓練到AA(行政助理)的技能,例如整理問卷Key-in的時候,就會使用Excel的公式和分析功能。當初在進入微軟工作時,她的主管相當欣賞她能熟練運用Excel 這些功能,所以工作初期也常常交付她簡報需要的數據,讓她去跑Excel協助完成簡報,她也藉此精進自己在Powerpoint、Excel的技巧。這些技能一直到後期也發揮很大的功效,例如要報告時,不用再依靠主管給的簡報範例,可以根據自己的內容需求去做適當的調整,讓簡報呈現美感與數據。

Sunny笑笑地說:「就像之前提的,很多時候實習的工作內容,都是第一次接觸,所以在沒經驗的情況下就是去不斷地嘗試,進而學習,一次又一次的練習後,你一定能熟悉這項業務並且勝任它。」

 


進入微軟工作的過程

是如何由實習生轉為進入微軟工作的?

其實Sunny並不是在實習畢業後立刻成為微軟員工的,而是先經過一段時間的自我學習與磨利。在開始投遞履歷的過程中剛好聽說微軟有職缺,因此在朋友推薦下才進來的。

Sunny也認為進入微軟的過程中與主管的「投緣程度」非常重要,同時這也是實習時就可以觀察到的指標,畢竟與自己個性相合的主管工作更容易得到照顧,也更容易熟悉工作環境。在面試後,她體認到自己非常熟悉微軟,也非常喜歡自己的主管,並且對這份工作有足夠的熱誠,最後才決定加入微軟這個大家庭的。

雖然實習的經驗的確是Sunny加入微軟的重要原因,但她提醒我們,實習的心態並不是進來後就要直接成為微軟員工,而是要將主軸放在「這份實習有沒有辦法幫自己找到未來想走的方向」永遠記得提醒自己:現在做完這份工作,下一步要做什麼?畢竟工作內容會一直轉換,想變成誰、想做這份工作做多久,這些都是會左右職場生涯的重要參數。

進入微軟工作的面試過程中遇到最有趣或最有挑戰性的問題是什麼?

由於已經進來微軟工作兩年多,已經不太記得當時面試的問題,所以她分享了面試其他工作時曾經遇到且使她印象深刻的問題:

有一次面試官在面試快結束時問她:「請問妳還有沒有其他問題要問我?」

當時Sunny覺得已經非常了解那份工作的內容、未來會發生什麼事情以及老闆是誰,所以直接回答目前沒有。卻發現面試官的臉色忽然變得凝重,並且向她建議說:「如果妳對工作內容沒有問題,那妳怎麼不問問妳現在面試排名第幾?如何變成第一名?」

對Sunny而言,她一直到現在都還記得當時聽到這句話的衝擊感,直到進入了職場工作,要面試自己的實習生時,她才深刻體驗到:問問題,是證明對這份工作的態度與重視。不是要你沒問題還硬要問問題,而是要讓面試官理解到你對這份工作機會的積極性,讓他們了解到你多想來這家公司工作。

 


進入微軟工作後

從實習生到進入微軟工作的過程中有遇到什麼困難嗎?如果有,那是如何解決的呢?

Sunny語重心長的說到實習和工作是非常不一樣的事情,當還是實習生的時候,有主管帶著你學習,所以可以問主管三次五次同樣的問題;但是工作不是,雖然一樣都有主管帶著你,可是不能每一件事情都拿去煩你的主管,更何況是遇到主管和自己都不會的問題,那該怎麼辦?

她分享之前的一個經驗:剛進公司才兩個月的時候,某家經銷夥伴需要她在微軟跑一份很緊急的合約,但是由於她和她的主管都不請清楚詳細流程,所以去請教一位熟悉流程的同事,才得知原來這份合約的流程非常繁雜,需要法務部、財務部等主管機關的審核,無法在幾天之內跑完,當時才完成第一個步驟,距離經銷夥伴給的期限就只剩下1天,當然最後沒有來得及在期限內完成,於是那位主管就打電話來罵她,為什麼不能準時交時沒有告訴他?在罵完之後,那位主管就說:若是無法在期限內完成,起碼要讓他知道現在卡在哪個步驟、要如何協助他。例如假設今天問題出在法務部門過不了關,那他就可以幫忙打電話去催說這份合約比較急,請他們先協助審核。

於是當時Sunny學到:如果今天完成不了,就要讓對方知道問題出在哪裡、為什麼完成不了,因為對方不會等你。他不清楚你卡在哪一個步驟就不會知道他該如何協助你。只要有提出自己遇到的問題並且誠心地解釋說自己努力過,但是目前的情況出了什麼問題以至於無法在期限內完成,對方能理解就會清楚該如何幫忙。

這就是學習!大家都會有遇到沒有人教的時候,這個時候實習與工作的差別就特別明顯:當實習時犯了錯,因為是學生所以大家都會覺得沒關係可以幫你,但是工作是當你犯錯,會被質詢為什麼不會?不會自己有去找答案嗎?找了答案後有想辦法去解決嗎?這是工作,需要解決問題的能力,值得慶幸的是:進來微軟實習你可以有機會去培養這樣的能力。

Sunny也特別提到她對她的實習生的要求就是:要問問題可以,但是先告訴她,想好的解決辦法是什麼?對她來說,這麼做的用意有兩點:第一她清楚她的實習生有了解狀況,並且真的去想過解決方法;第二,當她去解釋或討論解決辦法的時候,實習生們可以更加明白她在講什麼而不是雞同鴨講,所以在微軟實習的時候,最需要具備的是解決問題的能力,在發現問題的時候想辦法解決,在不行的時候說幫助我,這是學會承擔責任的一種表現也更讓人覺得自己值得信任。

 

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進入微軟工作初期有沒有什麼印象深刻的成果經驗?

勇於嘗試、不怕犯錯、不怕發問Sunny認為這是作為微軟員工最重要的三樣要素,能做到這三件事,那麼總有一天能在工作崗位上發光發熱的。

在進入微軟工作一段時間後,Sunny從公司那裏接到了一份經銷商活動,作為一次挑戰自己的開端,她開始嘗試走跟往年不一樣的路線,設法跳脫出既定的活動模式。她需要蒐集各式資訊,找一些前輩夥伴來分享經驗,Sunny還提到她親自去聯絡了香港與美國微軟的夥伴,並請他們到日月潭進行講座分享。

除此之外,她們還決定為這次的活動訂定一個專門的主題。剛好那時候流行《雲端情人》這部電影,為了讓經銷商們能夠更充分的了解微軟在雲端這個領域的突破跟付出,Sunny便選擇了這部電影,將整個活動包裝成「電影日」,最後還為這個活動的開場拍了一支一分半的小影片。由於這次的企劃是以前從來沒有嘗試過的,加上部門的同事也非常幫忙,最終Sunny得到了進入微軟的第一個工作獎。

活動結束隔天主管就決定讓Sunny加開一場,並讓她負責以後的類似活動。不要害怕付出,因為主管也看的到自己身上的付出與努力。除了努力之外還有一點是她決定不要害怕新事物,不試試看怎麼會成功呢?

實習時和進入微軟工作後是同個部門嗎?如果不是,那是什麼契機讓你在現在這個部門?

「其實我覺得還好,因為都是工作。」Sunny說到。對她來說,在不同部門實習與工作並不會造成適應不良,反倒是從學生的身分跨越到職場新鮮人的心態需要調整。在大四學生時期,很少會有整天的課,所以還有自己的休閒時間,可能上午上完課下午就去睡覺,但是上班後,就像朝九晚五的生活,每天早上一來公司就是開會、報告、回信等等,其實很難會有自己的休息時間。

想到剛開始上班的日子,Sunny說她本來是不喝咖啡的,直到到職第一週的某個上班日不小心打瞌睡後,她立刻衝下樓去買一杯咖啡,在這之後,每天一杯咖啡就變成她的習慣,因為咖啡可以讓她清醒、專注的工作,甚至到最後,她已經習慣在上班時間全神貫注地去完成每一件事情,一直到下班她才會放鬆。

Sunny一再強調:這其實就是心態調整的問題。身分轉換,心態就必須跟著調整,成為職場新鮮人後不能再用學生那般輕鬆自在的狀態去面對一切,因為這是工作,專注並且無誤的完成它是基本態度。

 


大家的疑問

 成為微軟實習生後是可以直接進入微軟工作嗎?

聽到這一個問題後,Sunny一改輕鬆幽默風趣的語氣,嚴肅的回答:這必須問到,你實習的初衷是什麼?

她認為進入微軟實習應該是為了想體驗這家公司的文化、了解大公司在事情的分工和處理是如何進行或是想提早體驗職場才對。實話說,她認為如果只是為了想進入微軟而進來微軟實習,其實是個不健康的想法,實習真正的效益在於透過實習去幫助你與未來的工作無縫接軌,不是把實習當作進這間公司的一個管道。

出發點會影響你在這間公司工作時的想法,想法不同會導致妳工作上有不同的努力。假設你來微軟實習是為了提升個人的實力,那麼應該會在進來後,分階段訂定目標去學習,例如在3個月內、6個月內、9個月內、12個月內想在公司得到什麼?目標又是什麼?該如何去達成?但如果是為了進這間公司而實習,那麼你在工作的時候會考量到未來能不能在這家公司工作,因為害怕犯錯而不敢嘗試,因為擔心會得罪主管而不敢與主管說出自己真正的想法;會因為絞盡腦汁思考怎麼繼續留在公司而忘記實習帶給你的禮物。

況且,公司不可能每年固定留下那些名額留給實習生們,他們沒有那麼多職缺可以分配給畢業的實習生們,通常都只是因為剛好有機會,例如某個部門有一個缺,才能夠去面試。所以必須思考:職缺就是在那裡,而我們有沒有準備好?

當在實習這一年把自己準備好後,剛好有工作機會就去投履歷,投完就和大家一起面試。面試過程中就是各憑本事,而本事就是來自於你這一年實習中累積的附加價值,比方說你在實習的時候認識很多人,那這些人是不是可以幫助你完成工作的效率?例如你剛好認識辦活動部門的主管,那你可以透過人脈廣的附加價值幫助你主管順利地辦活動,這就是其中一個讓主管認為非用你不可的例子。

Sunny也提到是否能進微軟工作的關鍵:在微軟實習的時候認真學,跟著你的主管學,如果剛好實習結束後,公司有職缺,而你剛好也對那份工作有興趣,那就投履歷吧!面試之後就是看個人造化了;如果剛好你的主管喜歡你並且覺得你適任,那麼就恭喜你能拿到工作,成為微軟這個大家庭的一份子。

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實習生若要進入微軟工作需要具備什麼樣的特質和條件嗎?

在思考這個問題之前,先想想看自己拿掉外在條件後,自己還能剩下什麼?Sunny這麼說。

去掉學歷、長相、工作實習經驗、過去所得的每個獎項之後,自己還能剩下什麼呢?以Sunny的經驗來說,她Excel很好,對在微軟工作很加分;她善於溝通,人緣很好,非常適合業務的工作;她對於不會的事情懂得虛心請教,這也是個重要的人格特質。當然每間公司、每個職位所需要的人格特質都有所不同,這其中的分別就要看主管喜不喜歡妳、自己是不是適合留在這個位置,並沒有規定說哪種特質一定是好的,哪種特質一定是負面的。

綜上所述,Sunny建議大家在拿掉自己的頭銜、外在職稱後,列出自己的三個優點及三個缺點,因為你對自己的看法會影響到主管對你的看法,這也是主管們非常在意的事情之一。列出來後,就要想辦法擴大自己的優點、改進自己的缺點或用優點去補足自己的缺點囉~

 

 

最後,讓我們感謝Sunny抽空分享她的人生經歷,小編們也獲益良多,希望在未來,大家如果有機會加入微軟實習,能對自己的實習規劃可以有更清楚的想法!


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撰稿人:王若芳、黃蔚然
美編:劉瑞鈞
審稿:陳念宜