微軟實習,行政助理

微軟實習,行政助理

Annie

職位:AA行政助理

部門:SMSP(中小企業解決方案暨經銷事業群)

Team:CTM-SAM Team(Software Asset Management Team)

 

踏進微軟的那一刻起,你會發現時間是用飛的,而你也會從本來的懵懂徬徨,蛻變成做任何事都充滿著鬥志與自信。今天就要來分享我在微軟這個大寶藏庫裡學到了些什麼~

 

如何準備好面試?

首先,要好好問自己進來微軟實習的動機?你有什麼特質可以勝過其他人?

接下來是面試QA的準備。我會想一下主管可能會問哪些問題,並逐一列出來,再來仔細思考要怎麼回答才能切入重點並引起主管的共鳴!但很重要的一點是,回答千萬不能用背的!因為面試時通常都會克制不了緊張,而人在一緊張之下就會把背的東西都忘光,所以回答的方向就是大概知道自己要以哪一個事件作舉例,這樣面試時才能臨場發揮,而且可以講得更生動有趣喔!

最後,就是要增加自己的自信心。我的方式是:每天對著鏡子默念「我一定可以進去微軟實習!」雖然聽起來很瞎,但真的蠻有用的啦XD

 

平凡小事,也能做到不平凡

我所屬的Team是SMSP底下的SAM Team,平常工作內容包含查金鑰、撈客戶合約、上傳客戶訂單、維護CRM(顧客關係管理)系統等。簡單來說,我的工作就是負責處理近200家中型企業的case,很多細節都要處理得很謹慎,中間如果一個環節出錯,都有可能導致revenue認列不到。

也因為這樣,前期有段時間我壓力非常大,常擔心自己弄錯些什麼。但主管一直叫我給自己多點信心,並且耐心教導我任何工作上的事。她們讓我覺得,我不只是一個實習生,更是和她們一起打拼的夥伴

從她們身上我也學習到了很多對於工作上應有的態度,例如:事情不只要做對,更要做到好。如何整理並呈現出更簡單明瞭的報表、以表格取代文字、回信時善用條列式說明…….等。看似微不足道的小事,如何運用巧思將成果更完美的呈現,這也是行政助理必修的學問。

 

培養積極主動的個性,並妥善運用時間

我所待的部門被稱為「使命(SMSP諧音-史密)必達部門」,我們部門的實習生每天都過得相當充實,除了一些例行性的工作之外,可能還會有跨部門的工作需要幫忙協助。所以,在做好時間管理外,「積極找主管溝通」也是一門很重要的學問!之前就有聽學長姐說過:在微軟裡,「積極主動」的特質是很重要的。一開始還沒什麼感覺,後來在工作中卻慢慢發現如果你不主動,有些進度可能都會因此而delay,或是做出來的成效不如預期。

  • 一次收到很多封信?

當工作量較大的時候,我會先把工作的優先順序排列出來,也可以先行請教主管這樣的順序排列有沒有問題。雖然這是一個很小的動作,但方向有弄對弄清楚,工作起來也會比較順暢,更能達到事半功倍的成效!

  • 看不懂信件的內容?工作中某些環節不清楚?

我自己的做法是─靜下心來思考5分鐘,搞清楚主管要表達的意思,並「帶著答案去請教主管」!這點非常重要,要讓主管知道我們自己有先思考摸索過,因為主管們都很忙碌,自己也不好意思打擾他們太多時間,所以事先做好功課再詢問,主管也會覺得你有用心在工作上

此外,任何一點工作上的小進度都要讓主管知道,我們實習生都會有1~3個主管,有時候A主管知道你的工作狀況,B、C主管卻不見得會了解,所以在信件中擅用c.c.(副本)功能也是很重要的。

  • 一早起來頭腦總是不清醒,工作不知從何做起?

這句話就是我剛開始上班時的心聲,但這樣下去不只工作效率不好,工作還有可能會出錯;所以後來我就擅用日記功能,下班後的第一件事是先在日記裡記好下次的工作內容,並在腦中模擬如何做這些工作,這樣下次上班時就不會覺得自己一早就在瞎忙,而是能馬上進入狀況開始工作。

 

實習、課業、專案三頭燒,如何從中抓到平衡點

實習之後的生活就是在日復一日的忙碌中度過。一個禮拜要工作四天,下班後還要趕去學校上課(連禮拜六也要上整天課),每個月還要寫部落格文。朋友們常常問我是怎麼撐過來的?

本來我也很害怕自己適應不了開學後的變化,但後來發現只要「改變自己看事情的角度,心態也會跟著轉變

我把它當成是一個磨練+挑戰,我希望未來能在工作上表現得更加優異、在學校多認識不同年紀職位的朋友、寫出能讓很多人覺得實用的文章。人只要一有了目標,做任何事都會開始有動力和衝勁,自然而然也不會覺得自己現在有多辛苦 。

「你今天扮演著什麼角色,就要做好那個角色該做的事

–在公司,我就要做好主管交代給我的工作。不只要做對,還要做到好 。

–在學校,我不再覺得唸書是一件多痛苦的事!因為上班後才發現當學生真的輕鬆很多,所以我反而更想珍惜當學生的時光。

–在專案,寫部落格文時,我會想著如何寫出更多實用的文章,可以真正幫助到想來微軟實習的同學。

而工作上免不了有些壓力和挫折,平常我的抒壓方式是唱歌+看球賽,但這時候也會把學校和部落格當成紓壓的媒介。

到學校看到朋友們,可以跟他們聊一下今天上班的甘苦談,順便講個屁話大笑一下。也可以找老師聊聊目前工作上的困境;或是開始寫下一篇部落格文章,轉換一下心情,這樣一篇部落格文又解決了!也不用趕在deadline才忙著寫文章 !

 

If you don’t try,you will never know

最後,想鼓勵一些跟之前的我一樣,總是沒有自信,不相信自己能做到的人 :

能不能做到,是取決於自己的心態。你如果都覺得自己做不到,別人也不會相信你,更不會想給你機會。

跳脫舒適圈吧!為自己的未來和夢想努力一次,不要因為害怕而躊躇不前,只要你勇敢的跨出第一步,就能創造出無限可能。

「我很感謝當初決定全力以赴的勇氣,帶著我進來微軟。在這裡,我更願意肯定自己、相信自己。你呢?準備好進來微軟實習,寫下屬於自己的故事了嗎?」