|實習體驗主管分享| 在職場內辦活動,與在學校辦活動是完全不同的

第十一屆 微.體驗總召心得分享

 

哈囉大家好!微軟特派小記者今天很榮幸能採訪到我們第十一屆「微‧體驗 軟‧實力」講座的活動總召,來跟各位同學分享一下辦這個活動中間的種種困難、經驗,或是難忘回憶!這次的活動總召一共有三位,分別是我們SAA Office team的常馨、Xbox戰隊的威宇,以及RDAA的伊儒,究竟這三位來自不同部門的實習生要怎麼合作?這之中又有甚麼樣的故事插曲?就讓我們一起來看看吧!

我想有些同學可能沒有參加到我們的微體驗活動,就先請三位總召先跟大家介紹一下你們這次辦的微體驗活動吧!

「微‧體驗 軟‧實力」其實是一系列由實習生主辦的講座活動,在十一月至十二月中總共有十堂的不同主題課程,主要為現今大學生容易面對到的問題,這些主題都是總召與籌備團隊們一起發想,並邀請微軟的主管或是曾經的實習生來跟大家分享。而這次活動的主要目的則是希望能讓同學對於一些人生問題能有所解答,並增加他們對實習計畫的關注或是興趣。

這個活動跟到目前為止十一屆實習生聚辦過的活動有甚麼不一樣的地方嗎?

要說不一樣的話,我想那就是這是一個連續十場的講座,不管是在工作人員的人力、物力,或是對於來參加的人都是一個考驗。這種連續性的活動對於十一屆實習生來說是第一次,同時有三位總召其實也是第一次,所以在做的時候其實都是一種嘗試,試了以後才知道哪些地方好、哪些地方要改進!

 那請問總召們在辦的時候有遇到甚麼困難嗎?

困難的話主要還是在溝通的部分。因為一場活動包含活動本身的規劃以及在各校的宣傳都需要跟許多人合作,要能有效的傳達訊息是一件很有挑戰的事情。大家來自不同部門,總召們當初也是花了很長的時間才能做好溝通,而我們的下面還要分成不同的part來共同合作完成這個活動,在大家都還不是很熟悉的情況下,要請別人來幫忙做事或是修改東西,都會小心翼翼。可是後來發現,如果大家都客客氣氣的並沒有辦法把事情做好,因為你沒有辦法把你真正的想法、Idea傳達給別人知道,那時間久了其實就是在互相浪費時間而已。或是邀請的講師可能是你的主管、或是學長姐,在跟內部和外部做溝通的時候,真的是一個很大的困難點!

 看來溝通真的是辦活動的一大課題呢!那關於這部分三位在辦完這次活動講座有甚麼心得能跟各位同學分享的嗎?

我想有辦過活動的大家應該也都知道,跨組、跨社團甚至是跨校在溝通的時候都會遇到很多的困難。我們這次的活動也因為一開始的活動走向還不是很明確,因此造成很多浪費掉的時間或是無效的溝通,這點一直都對共同幫忙籌辦的夥伴們感到抱歉。

進了公司以後才發現,同樣是辦活動,但在職場跟在學校辦是很不一樣的!以前在學校辦活動大家同意,或是前一屆的學長姐有給方向,那事情就能開始進行。但在公司,我們要跟上面的人做溝通,也要跟下面的人做傳達,這一來一往之間,有任何的變動又會牽動到許多的人。十場的活動,幫忙的人員不計可數,真的是一大挑戰!但有了這些經驗,以後就能更加明白如何做更良好的溝通,並把事情一次做到位,在有限的時間內做出最佳的成果!

這次辦出來的成果如何呢?總召們自己滿意嗎?

這次活動的KPI都有達到預期目標,不過我們都覺得KPI並不能完整顯示這是不是一場成功的活動。我們希望場場爆滿、場場大家都收穫滿滿的回家!說實話,我覺得我們前面幾場辦得並不好,大家都還不熟悉活動動線、時間掌握上也不夠精準。盡管參加人數很多,但這對於我們來說卻是不夠成功的。而在後面幾場我們經過多次的動線流程熟悉、改善同學們的問卷反映之處,整個活動走順了,講師分享的也很豐富動人,我們感覺到,這才是活動應該要有的品質!雖然人數沒有前幾場多,但覺得離成功這個詞似乎更靠近了一點。

要說我們滿不滿意的話,我覺得我們總召能進步或是改善的空間還很多。由於是第一次辦這種大型活動,還有很多地方可以做的更好,辦完以後發現有更多新想法湧出;對於活動該怎麼進行又有更多不同的思考方向。所以我想如果以後還有機會主辦活動的話,我一定很樂意接受這個挑戰並把他做得更好!我相信明天的自己絕對比昨天更好!

 

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